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高校财务预算是学校根据教学、科研、学生、生活服务、基本建设等事业发展的计划、任务,对学校一个会计年度收支规模的预计。高等学校作为一个非盈利组织,预算管理是高等学校财务管理中最重要的管理方式,高等学校预算管理工作的好坏将直接关系到高等学校各项工作完成情况,直接影响到高等学校各项资金的使用效益,关系到高等学校的发展。科学财务预算能保障学校各项事业顺利开展,优化学校资源配置,防范学校财务风险。本文在查阅有关资料的基础上分析国外部分高校财务预算管理经验,思考对加强我国高校财务预算管理的启示。
国外部分高等学校历史较长,在长期预算管理实践中形成了比较健全的管理体系,而且有些国家和地区市场经济发达,管理制度比较完善,高等学校在适应市场经济方面积累了丰富的经验,因此这些国家和地区的高等学校预算管理的做法对我们有很强的借鉴意义。
美国高等教育的办学模式和管理体制千差万别,但总的来看,公立大学的财务管理尤其是预算管理比较完善。其主要经验有以下几方面:
预算管理机构是预算办公室和控制办公室,预算办公室和控制办公室设在学校财务处,预算办公室负责管理学校的预算性资源,通过科学预算,最有效地利用有限资源,支持学校的教学、科研和公共服务活动;随时向学校管理部门提供准确、及时和有意义的预算和财务信息;提供财税咨询、财务政策和实践以及管理和分析工具、方法;为学校提供高质量的财务咨询,管理学校及各单位预算的制定过程。控制办公室监督、控制、评价预算执行情况。
1.1.2 严格的预算编制有程序。
美国的高等学校高度认识到预算管理的重要性,认为预算编制的过程是学校规划事业发展的过程,所以高校预算有严格的预算编制程序。与我国高校不同,美国的高校通常以学年为预算年度,相应也以学年为会计年度,按编制年度预算和财务报告。美国高校预算年度一般为每年9月1日到次年8月31日,预算要提前一年编制,即每年4月份开始编制下一年度预算,层层审查论证,不断完善,最后报到州长,州长最迟必须在每年6月份确定各高校下一年度预算。经批准的预算具有严肃性和强制性,各高校必须严格遵守,不得随意更改。
高校预算分经常费预算和建设性预算,分别编制,以确保高校正常运转。经常费预算有一套复杂的计算公式,主要参考依据是以高校所开设专业的学分小时的单价为标准计算,同时也考虑学校招生人数的多少。建设性预算根据项目申报,州议会要根据州财政状况和高校实际逐一审批。在建设性预算方面体现优先保障原则,即预算中要优先体现学校发展目标,当年学校优先发展和保证的重点项目要给予优先保障,从而使有限资金发挥出最大的效益,促进学校发展。
1.1.4 完整的预算体系。
美国有些高校既按收支对象、功能编制学校总预算,又按校级各位领导(校长、教务长、副校长)管理控制的权限分别编制收入预算,还按校级各位领导分管的部门、院系及项目分别编制分部支出分配预算,从而构成一套预算体系。这种预算体系,对于明确学校预算管理职责,严格预算管理,强化支出控制,都是有益的尝试。
1.1.5 预算控制严格。
学校财务处下设专门的控制办公室,校内部预算单位均设置预算员,负责执行本单位的预算,任何单位都不得突破预算。大学校长尽管掌握一定的机动资金,但无权动用,这些机动资金是保证在特殊情况下经校董会同意后方可动用。美国的高校都对支出实行严格的预算控制,除非极其特殊情况,支出不得超过预算控制数额。在预算收支不平衡,收入无法满足支出情况下,不得不采取裁减员工、专业,压缩减少招生规模等办法。
澳、新高等学校都十分重视学校的预算管理。他们认为编制学校经费预算的过程,实际上是落实学校战略发展规划的重要步骤,也是进一步优化学校资源配置的过程。其预算管理具有以下特点:
1.2.1 预算程序严格。
学校财务部根据以往年度预算执行情况和下一年度事业发展需求提出新年度预算的初步方案,由主管副校长(也称预算执行主席或学校财政委员会执行主席)组织,分别召集学校学术委员会和预算委员会,对学校财务部提出的预算草案进行广泛的讨论和征求意见,提交校委会讨论通过。
1.2.2 合理分配预算。
各学校一般可将经费分为人员经费和非人员经费。澳、新高校经费预算中65%-75%的经费为人员经费,25%-35%为公用经费,两者有效的调整系数为1.5%-1.9%。非工资性的支出主要有教学支出、科研支出、学术活动支出、设备支出、奖学金支出、管理费支出、公共服务费支出等。根据历年的支出情况分析,各项支出在预算中都占有相对固定的比例,形成了经费分配的相对稳定性和科学性。各学校在下达院系经费指标时采取的预算办法也比较科学,主要依据是学生数,同时考虑培养成本系数。比如悉尼大学在分配各院系教育经费时,除按照学生人头数来计算外,还根据不同专业的不同培养成本,将全校不同专业的培养成本分作7个等级系数,最高与最低之间相差较大。如表1所示:
这种按学生培养成本分配经费的办法体现了不同学科的特色,也使学校对各院系的预算分配更为科学合理。
1.2.3 预算透明度高。
学校的预算草案出台后必须向全校公布,广泛征求意见。每个教职工和学生都可以对学校的预算发表意见。预算正式通过后,也必须向全校公布,便于全校教职工监督执行。
1.2.4 预算约束性强。
学校的预算经学校议会讨论通过后,由学校财务管理部门严格执行,任何人都无权随意增减,如遇特殊情况确实需要调整预势,必须按法定的程序办理。
1.2.5 预算执行监控严格。
学校预算的制定主要是预算委员会,预算的执行主要是学校财务部,而预算执行的监控除了要受预算执行委员会、财政委员会和广大教职工的制约之外,还要受到社会上的会计师事务所等监督审计部门的监管。学校的年度决算必须详细说明学校经费收入和支出的数据、预算执行情况,分析经费使用的效果,阐明结余和赤字原因,交会计师事务所等社会部门审计。
英国、德国、荷兰在高等学校预算管理的一个共同特点,是编制综合财务预算比较规范,有一定的原则和内容,也有法定的审批程序。同时,综合财务预算的执行也相当严格。
校长、行政副校长或会计代理人会同财务处,在征求学院领导及系、所领导意见的基础上,主要考虑上年度计划执行情况和本年度预测收入,以及历来的经验和现时的需要,提出综合财务计划的初步方案。初步方案须经学校董事会讨论审定,然后报政府主管部门审批,形成正式方案。
学校财务处按照年度财务计划,将经费指标分解到各学院及教学系、研究所,形成学院的财务预算。学校财务计划一经下达,各级组织必须按计划执行,绝对不允许超计划开支。如遇特殊情况,确需增加开支,可在学校每年6～7月调整计划时提出,经校董事会审批后,方可实施。学校调整计划,增加支出,必须在收入增加的情况下才有可能批准。
阿姆斯特丹大学为了管好、用好预算资金,实行了预算管理的强约束机制。首先,每年确定预算时,依据国家下达的预算拨款数额,给各系部下达预算指标草案;其次,各系部在充分讨论的基础上编制本系部预算并上报校财务中心;再次,校财务中心结合学校的经费来源及实际情况,汇总编制全校的经费预算,并呈交校务委员会研究审批。校务委员会由30人组成。其中,10人为有学术成就的著名教授,10人为行政管理和教辅人员,10人为学生代表。校务委员会每四年改选一次(学生代表可提前)。全校的每年度预算必须经过校务委员会讨论通过方能有效。若预算一旦讨论通过,谁也无权进行变更或调整。如预算支出遇到特殊原因可能超支时,财务主管,分管财务的副校长乃至校长都无权做出调整预算的决定,必须经过校务委员会研究批准。
国外高等学校一般都有专门的预算编制机构,专门行使预算编制职能。我国高校要科学设置预算管理机构,并且切实�男性鹑�,发挥实效。学校财经工作领导小组(或预算委员会、学校党政班子联席会、党委常委会等)是学校预算管理的最高权力机构,审查、批准学校预算,对预算的编制、调整、执行和决算实行监督。学校教职工代表大会和纪委、审计处对学校民主理财和预算实行监督。学校教职工代表大会在预算管理中具有审议学校预算、决算草案,提出质询和修改意见,供学校财经工作领导小组参考。纪委、审计处对学校预算管理和执行部门的预算违法、违规行为,向学校领导提出报告,并进行调查处理。学校财务部门是学校预算管理的执行部门,负责编制学校的预算,决算草案;编制预算调整方案;具体负责学校预算中的控制、监督和会计核算;定期向上级主管部门和校财经领导小组报告预算、预算执行情况和决算。各经费主管部门负责编制本部门(单位)的经费需求预算、决算、组织和监督本部门(单位)预算执行,按规定向学校财务部门提交预算安排和决算情况。
国外高校重视财务预算编制的水平和质量。学校资金有限,资金分配应有重点,倾向优先发展项目,最大发挥资金的效益,财务预算编制思路与学校的发展目标相一致,坚持重点性原则,先重点、急需项目,后一般项目。财务预算根据不同学院和部门特点,科学合理分配资金。随着高校多种经济成分的日益复杂,预算涉及的内容更加多样化,在安排各部门预算时,应改革传统的上年基数只增不减的惯例,要先对各部门全年的经费计划作全面调查,综合运用、灵活选择基数预算法、定额预算法、零基预算法等编制方法,增强预算的规范性、科学性和合理性。财务预算编制是一项系统工程,财务预算编制人员要对学校运行、建设发展与预算的关系进行研究,对学校内外部影响预算因素进行经常、系统、广泛的搜集和分析整理,为学校财务预算管理提出细致可靠的依据。在预算编制中,预算编制人员需要对高校纷繁复杂的业务活动及变化情况有比较全面的认识,缜密的科学论证,从而保证科学合理编制财务预算。
国外财务预算管理中强化预算控制。预算编制后,若不进行严格监控,那做的预算就形同虚设,完全失去了意义。这就需要在高等学校内部建立一套以财务部门为中心,上通学校决策层,下联院系部处办的预算执行信息传递与反馈的网络系统。如复旦大学研制的专门用于高校预算管理的复旦天翼信息管理系统,在高等学校广泛应用。有了高校预算管理网络,可以通过权限划分,密码控制,实现网上预算经费查询。一方面,可对整个学校及下属各部门的预算计划及执行情况进行实时监控,严格控制资金流向,一旦发现超预算或无预算用款现象,系统立刻自动提出预警或禁止信息。另一方面,可以及时将学校及其下属各部门的预算执行情况传递给学校决策者和责任单位,使他们能及时了解信息,尽快做出相应决策,以保证预算计划的顺利完成。加强预算执行情况的分析,发挥财务预算管理的先导作用,真正做到“决策未来、监控过程、关注结果”。以往的经验表明,预算编制作得很好,就是执行不了,关键的问题就出在对预算执行的监控不力。
学校财经工作领导小组下应设业绩考核委员会,负责对预算执行情况按季度和年度进行评估,坚持绩效性原则,建立绩效考评制度,对预算的执行过程和完成结果实行全面的追踪问效,不断提高预算资金的使用效益。根据学校实际,制定切实可行的预算评估考核及奖惩机制,结合对各部门预算执行情况的考核,制定相应的配套奖惩措施,对积极增收节支、预算执行情况良好、资金效益高的部门给予一定的奖励。对浪费资金、预算超支、预算执行情况不好、资金使用效益低下的部门处以一定的惩罚,这样可以维护预算的严肃性和有效性,避免虚报项目,盲目争取资金不办事现象,充分调动学校内部各方面预算管理的积极性,使财务预算管理工作进入科学化、制度化、规范化的轨道。其次是建立完整的预算执行考核制度,明确考核内容、指标,将预算执行考核作为绩效考核的重要内容,考核各学院、部门预算执行的真实性、合法性、科学性和效益性等,发挥教职工的积极性与创造性,促进预算管理水平与效益的不断提高,更好地做好高校的财务预算管理工作。